Многие руководители юридических фирм сегодня сталкиваются с проблемой управления задачами, коммуникациями между отделами, особенно когда много удаленных сотрудников и офисы находятся в разных городах. Единственный способ общения – это Интернет.

Если вы ведете общение внутри компании с помощью почты или Skype, храните базы клиентов и лидов в Excel, ведете планирование все в том же Excel, а обмениваетесь документами с помощью разных файловых хранилищ, мы можем предложить вам альтернативу – облачный сервис-интранет «Битрикс24». Он предоставляет единую информационную и рабочую среду, где собраны все необходимые инструменты для решения бизнес-процессов в вашей компании.

Главная особенность «Битрикс24» – в том, что коммуникации между сотрудниками компании организованы как в локальной социальной сети. Только вместо друзей здесь коллеги, а вместо котиков – рабочие документы и макеты. У такого подхода есть несколько преимуществ. Во-первых, в общении участвуют только сотрудники компании. Причем они могут общаться как со всем коллективом, так и в рамках специальных рабочих групп, которые создает сам сотрудник. В любом случае, знакомые и родственники не будут отвлекать от обсуждения деловых вопросов, как в обычных месенджерах и соцсетях. Во-вторых, в корпоративной сети будут обсуждаться только рабочие вопросы. Таким образом, сотрудники будут больше сконцентрированы на текущих задачах, не отвлекаясь на посторонние дела.

 

Сервис «Битрикс24» взял от социальных сетей только самое важное и полезное для работы. Все зарегистрированные сотрудники компании имеют свои личные профили, в которых указываются имена, контакты, фотография, должность, отдел, а также внесены данные об интересах и навыках человека, в каких рабочих группах он состоит. Благодаря такому обширному досье, любого эксперта компании очень легко найти с помощью встроенного поиска.

В «Битрикс24» в реальном времени отображаются все сообщения сотрудников, комментарии к ним, созданные документы, обсуждения и т. п. в специальном разделе – «Живая лента». Это так называемая лента новостей компании, которая помогает быть в курсе всех событий.  Даже сотрудники, находящиеся вне офиса, также смогут принимать активное участие в жизни компании.

В «Живой ленте» можно писать сообщения для всего коллектива или отдельных людей, создавать события, проводить опросы и выражать благодарность сотрудникам. В ответ на такие активности в ленте люди будут оставлять комментарии, и ставить отметки «Мне нравится». Например, руководитель отдела может для всех подчиненных донести новую задачу или напомнить о выполнении плана. А сотрудники, в свою очередь, могут рассказать о текущем состоянии дел или прояснить непонятные для них моменты. К комментариям можно прикреплять как документы, фото, так и символичные иконки-подарки вроде цветов, торта, кубка и т.д. Быстрый обмен информацией и ускоренная обратная связь помогают экономить время и эффективней работать.

Так как в рабочем процессе у большинства людей задействованы три и более сервиса, то постоянно мигающие уведомления мешают сосредоточиться на делах. В «Битрикс24» участники дискуссий в «Живой ленте» или рабочих группах также будут получать уведомления при активности коллег: новых сообщениях, отзывах и др. Но преимущество «Битрикс24» над мессенджерами в том, что каждый пользователь сервиса может настроить систему уведомлений под себя – о каких активностях сервису следует вам напоминать, а о каких – нет. Можно вообще отписаться от уведомлений — тогда уж они точно не будут отвлекать от дел.

Не все рабочие вопросы нужно выставлять на всеобщее обозрение, иногда требуется и личное общение. Для этого в «Битрикс24» есть встроенный мессенджер. В нем можно списываться с отдельными людьми, организовать бизнес – чат с несколькими из них  или же провести видеоконференцию до 4 человек одновременно и совершенно бесплатно. Вся переписка (индивидуальная и в чатах) храниться в истории сервиса, что очень полезно.  Ведь важно точно знать, о чем раньше говорили с коллегами, и какими ссылками обменивались.

Особым функционалом, который выделяет «Битрикс24» является IP-телефония. Прямо из интерфейса в несколько кликов можно позвонить внешним абонентам на стационарные и мобильные телефоны: отсутствующему на рабочем месте сотруднику или клиентам из CRM-системы. Поэтому при добавлении нового контактного лица, обязательно вноситься его телефонный номер. Для отслеживания совершенных звонков с информацией о продолжительности, направлении и стоимости компании доступен автоматический журнал.

Все эти социальные преимущества «Битрикс24» соединены с рабочими инструментами: управление задачами, ведение календарей, составление отчетов, документооборот, обмен файлами, учет рабочего времени, создании и совместное редактирование документов через Google Docs и Office Web Apps, что позволяет работать без установки привычных программ для работы с документами, CRM и многое другое, что так необходимо в ежедневной рабочей рутине.

На самом деле, «Битрикс24» — это целый комплекс инструментов и функций для совместной работы. Это один большой сервис, который умеет делать практически все, что нужно компании, а самое главное, что он объединяет всех сотрудников в рамках единой системы для выполнения задач любого масштаба из любой точки мира, где есть выход в интернет.

Сервис не нужно внедрять или проводить специальное обучение, достаточно зарегистрироваться, открыть доступ своим сотрудникам и приступить к выполнению задач в едином рабочем и информационном пространстве. Для компаний или отделов до 12 человек «Битрикс24» абсолютно бесплатный.

Распределяйте клиентов по специалистам

CRM для юридической компании помогает учитывать и обрабатывать все обращения клиентов – телефонные звонки, письма, заявки с сайта. Не выстраивайте очередь, передавайте новых клиентов специалистам сразу же.

Если вы оказываете узкоспециализированную юридическую поддержку, настройте CRM так, чтобы новый контакт попадал к свободному юристу. Если вы предлагаете широкий спектр услуг – контакт можно передать сотруднику в соответствии с его специализацией.

Ведите в CRM историю по каждому клиенту

Фиксируйте в CRM всю историю взаимодействия с клиентом – обращение, договоренности, судебные процессы, выставленные счета.

Работа с CRM очень удобна для юридической компании. Система сама напоминает юристам о необходимости позвонить клиенту, явиться на суд, завести новые документы, отправить документы клиенту, выставить счет и т.д.

Контролируйте работу юристов

Просматривайте каждый этап работы, контролируя соответствие регламентам. Прослушивайте записи входящих и исходящих звонков, сделанных через CRM – разговоры записываются автоматически.

Используйте счетчики затраченного времени по каждой сделке, чтобы оценить объем работ по каждому клиенту.

Безопасная клиентская база

CRM «Битрикс24» для юридической компании гарантирует полную безопасность и конфиденциальность данных ваших клиентов. Чтобы важная информация о клиентах не распространялась даже в пределах компании, настройте права доступа ко все элементам CRM. Распределяйте доступ к элементам CRM между сотрудниками компании в соответствии с ролями (менеджер, начальник, директор, администратор и т. д.) – по группам, департаментам, отделам и конкретным сотрудникам.

Хранение данных в CRM «Битрикс 24» полностью безопасно. Безопасность «Битрикс24» подтверждена всеми необходимыми сертификатами ФСТЭК.