Современную юридическую фирму невозможно представить без новейших технологий. В странах развитой демократии зачастую именно преимущество в технологическом вопросе становится решающим для клиента или соискателей. Не чужд прогрессу и консервативный юридический рынок Украины. О том, как внедрялись современные технологии в АК «Соколовский и Партнеры» рассказал советник компании Игорь Шевченко.

— В АК «Соколовский и Партнеры» вы ответственны в том числе за внедрение информационных технологий. Расскажите, как создавалась первая ІТ-система компании.

— С момента создания нашей компании мы всегда трепетно и внимательно относились к информационным технологиям. А с 2001 года начали их интенсивно внедрять в юридические процессы. Уже тогда ведение записей о клиентах в электронных таблицах, а документооборота — в папках на компьютере казалось вчерашним днем. Сама жизнь требовала создания собственной ІТ-системы, включающей в себя усовершенствованную внутреннюю ІТ-инфраструктуру офиса, внедрение интранета, улучшение работы с веб-сайтом, создание первой, тогда еще достаточно примитивной CRM-системы и организацию документооборота на основе системы управления базами данных.

— Какие еще факторы подтолкнули к такому решению?

— Даже у небольшой фирмы со штатом в пять сотрудников — сложная система взаимодействий и коммуникаций. Управлять ею интуитивно, без применения автоматизированных информационных систем невозможно. Юрфирма покрупнее — это уже несколько команд, групп юристов с неодинаковым уровнем знаний и опыта в различных отраслях права, объединенных для предоставления услуги в оптимальные сроки. Необходимо быстро найти и обработать огромное количество информации, качественно подготовить впечатляющее количество процессуальных документов. Внедрение IT-системы — реальный путь к повышению качества услуг.

— В чем суть информационной системы, каковы критерии ее разработки/внедрения?

— При разработке и внедрении программного обеспечения мы сосредоточились на построении структурировано организованной базы данных клиентов компании, «привязке» к ней предоставляемых услуг и наших ответственных сотрудников. Кроме того, документы были классифицированы по типам и видам, а также по ряду других критериев.

В результате мы обеспечили взаимозаменяемость юристов, хранение и быстрый поиск информации о клиентах, четкую проектную структуру хранения информации; удобство поиска и доступа к документам.

Следующим этапом разработки была автоматизация бизнес-процессов судебной практики. При этом как тогда, так и сейчас очень важны информация о загруженности юристов, сроках подготовки необходимых процессуальных документов, контроль дат проведения судебных заседаний. Эти вопросы мы решили с помощью присоединения судебных дел к проектам и клиентам, занесения в систему данных с описанием заседаний, судов, информации о судьях, о прохождении инстанций с последующим автоматическим формированием реестра судебных заседаний.

Компания росла, проекты становились сложнее, и к информационной системе появились новые требования. Необходим был более гибкий учет рабочего времени и совершенная организация постановки задач юристам, полноценный календарь. И, конечно, возможность удаленной работы сотрудников и доступа к информационной системе в любое время из любого места. Старая IT-платформа не соответствовала этим задачам, поэтому компания перешла на новую — ERP-систему (Enterprise Resource Planning System), более современную и адаптированную к юридической деятельности.

— С какими трудностями при внедрении информационных систем вы столкнулись? Как отнеслись к инновациям юристы, партнеры? Что нового получили клиенты?

— Любая стабильная и уравновешенная система сопротивляется изменениям. Коллектив юристов не исключение. Поэтому сначала моя основная цель состояла в том, чтобы грамотно объяснить сотрудникам, как работать с новой системой: как правильно называть проекты и документы, указывать их виды, типы и т.д., своевременно вводить в IT-систему события, задачи, информацию о затраченном времени.

На определенном этапе внедрения я даже стал «врагом» юристов компании.

Иногда приходилось применять «репрессивные меры», например, закрыть для записи диски локальных компьютеров, а разрешить только сетевые. Хорошо помог «пряник» — премии и нематериальные поощрения за своевременное отображение выполненных задач и учета рабочего времени.

В общем, время и силы на адаптацию коллектива понадобились. Но это все окупилось легкостью и скоростью поиска необходимой информации. И, что также немаловажно, появился огромный массив данных, необходимых партнерам для анализа.

Также очень радовала «обратная связь» от клиентов — они высоко оценили возможность получать более точную и объективную информацию о стоимости и этапах выполнения их проектов.

Процессы коммуникации с потребителями наших услуг совершенствовались, и несколько лет назад на нашем корпоративном сайте мы открыли доступ клиентам к личным кабинетам. Таким образом, удалось организовать обмен документами и информацией. Позже, изучив отзывы и учтя ошибки, полностью перешли на портальную систему взаимодействия с клиентами.

— Что такое портальная система работы с клиентом?

— Раньше наша компания через сайт предоставляла информацию клиентам в одностороннем порядке. С появлением портала открылась возможность интерактива, то есть двустороннего взаимодействия адвокатов и клиентов. Возникло больше точек соприкосновения между ними. Также внутренний оборот документов теперь не ограничен компанией, а частично распространился и на клиентов. Документы в портале логично упорядочены, к ним обеспечен быстрый доступ из любой точки мира. Имеется возможность загрузки больших объемов информации, и клиент обеспечивается персонализированными новостями с анализом изменений законодательства в сфере его деятельности.

— А каким образом портал объединен с IT-системой?

— Сейчас мы находимся на стадии окончания внедрения третьей, принципиально новой, IT-системы компании — Lexorg 3.0. Это единая платформа, объединяющая внутреннюю CRM-ERP-систему компании, документооборот, наш веб-сайт и портал клиента. По нашему мнению, современная IT-система должна соответствовать как минимум следующим требованиям: работать через браузер; с помощью облачных технологий открывать доступ к документам с одновременным их редактированием несколькими пользователями, в том числе совместно с клиентом; предоставлять возможность эффективно управлять проектами, задачами и событиями с синхронным отображением в календарях; отслеживать статусы потенциальных клиентов; вести учет рабочего времени; обеспечивать удобный и быстрый обмен сообщениями и документами и многое другое. Уверен, что нам удалось достичь требуемого результата, и до окончательного внедрения системы осталось совсем немного.

— Несколько слов о практике IP/IT в компании «Соколовский и Партнеры», вы являетесь ее руководителем?

— Сразу поправлю вас: практика у нас называется IT/IP. Информационные технологии не случайно стоят на первом месте. Главный упор в предоставлении юридической помощи мы делаем именно на них. Айтишникам, юристам, а также заказчикам IT-услуг часто не удается найти взаимопонимание. Вроде говорят они на одном языке, а понять друг друга не могут. Благодаря знаниям и опыту в обеих сферах мы стали для них своего рода толмачами, то есть переводчиками. Мы берем на себя юридически-технологическое сопровождение IТ-проектов клиентов — это и разработка плана внедрения, и контроль качества поставляемого IТ-продукта, и защита прав интеллектуальной собственности. Большое внимание также уделяем юридической поддержке онлайн-бизнесов. А это консультации относительно особенностей приема платежей, налогообложения, споров с потребителями.

Безопасность работы IТ-инфраструктуры клиента — еще одна наша большая забота. Мы оказываем адвокатскую помощь во время обысков, когда, например, изымается компьютерная техника, допросов у следователя, консультируем относительно защиты электронной информации.

Время не стоит на месте, и предприниматели активно используют электронные документы, цифровые подписи, заключают первые смарт-контракты с оплатой криптовалютами. Эти инновационные изменения дают возможность технически подкованным юристам, которые на «ты» общаются с новыми технологиями, привлекать клиентов в нашу IT/IP-практику.

Советник АК «Соколовский и Партнеры» Игорь Шевченко

По материалам «Юридической практики»